Manajemen Waktu Proyek

Pentingnya Jadwal Proyek

Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar. Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dalam proyek, khususnya pada paruh kedua jalannya proyek. Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek.

Terdapat konflik yang dapat terjadi pada jadwal. Penyebabnya adalah Individual work style dan perbedaan budaya. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pada perilaku individu terhadap struktur dan tenggat (deadline). Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tenggat sementara beberapa individu yang lain tidak. Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal.

Proses Manajemen Waktu Proyek

1. Definisi Aktivitas

Definisi Aktivitas merupakan  identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables. Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd proyek yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya

Jadwal proyek menjadi dokumen mendasar yg mengawali proyek. Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran. Pernyataan lingkup dan Work Breakdown Structure(WBS) membantu bagaimana proyek akan dilaksanakan.

Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yangg realistis.

1. Daftar Aktivitas dan Atributnya

Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini harus mencakup:

• Nama aktivitas
• Nomor atau identitas aktivitas
• Deskripsi singkat ttg aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan- hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

1. Milestone

Milestone adalah kejadian penting yang biasanya tdk mempunyai durasi. Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan untuk menyelesaikan sebuah milestone. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress). Misalnya:

• Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh customer
• Penyelesaian produk-produk spesifik
  2. Pengurutan Aktvitas

Pengurutan Aktivitas merupakan identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek. Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dengan yang lain. Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek. Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path analysis.

1. Tipe Ketergantungan

• Ketergantungan mandatori: sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek atau sering disebut juga hard logic.
• Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim proyek atau sering disebut soft logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yang sesudahnya.
• Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

1. Diagram Jaringan

Diagran jaringan merupakan teknik yang digunakan untuk memperlihatkan pengurutan aktivitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek.

Terdapat dua format utama, yaitu:

Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)

Perhatikan gambar diatas. Asumsikan bahwa semua durasi adalah dalam satuan hari; A=1 berarti aktivitas A mempunyai durasi 1 hari.

ADM disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow). Aktivitas dinyatakan dengan anak panah (arrow). Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan ujung akhir aktivitas. Hanya dapat memperlihatkan ketergantungan finish-to-start.

Cara membuat Diagram AOA adalah sebagai berikut :

1)      Temukan semua aktivitas yg berawal dari node 1. Gambarkan node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara kedua node tersebut. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi untuk aktivitas yang bersangktan.

2)      Lanjutkan dengan menggambar diagram dari kiri ke kanan. Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst terjadi jika node tunggaldiikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge terjadi jika dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal.

3)      Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mempunyai ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan ke dalam diagram.

4)      Semua anak panah mengarah ke kanan dan tidak ada anak panah yang menyilang diagram jaringan AOA.

• Precedence Diagramming Method (PDM)

Pada Diagram ODM,aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes). Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-aktivitas. PDM lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek. Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ketergantungan yang berbeda.

ESTIMATING ACTIVITY RESOURCES

Sebelum Anda dapat memperkirakan durasi untuk setiap kegiatan, Anda harus memiliki ide yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya (orang , peralatan , dan bahan-bahan ) yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan. Sebuah daftar proyek  aktivitas , atribut kegiatan , kalender sumber daya atau ketersediaan , perusahaan, faktor lingkungan , dan aset proses organisasi (seperti kebijakan mengenai kepegawaian dan outsourcing ) semua masukan penting untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan.

PENGENDALIAN JADWAL

Final pemrosesan proyek manajemen waktu adalah mengendalikan jadwal. Seperti kontrol lingkup, jadwal kontrol adalah bagian dari proses perubahan kontrol terpadu di bawah manajemen proyek integrasi. Tujuan dari jadwal kontrol adalah untuk mengetahui status jadwal, mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi. meliputi:
Laporan Kemajuan
Sebuah sistem pengendalian perubahan jadwal, dioperasikan sebagai bagian dari perubahan terpadu
sistem kontrol dijelaskan dalam Chapter4, Proyek Integrasi Manajemen
Sebuah alat penjadwalan dan / atau perangkat lunak manajemen proyek, seperti Project2007
atau software yang serupa
Jadwal bar chart perbandingan, seperti Gantt chart Pelacakan
Analisis varian, seperti menganalisis mengambang atau kendur

Output utama jadwal kontrol mencakup pengukuran prestasi kerja, update aset proses organisasi, dan lain-lain.

Menggunakan Software untuk Membantu Dalam Manajemen Waktu

• Software untuk komunikasi memfasilitasi membantu orang pertukaran informasi jadwal terkait
• Model pendukung keputusan membantu menganalisis trade-off yang dapat dibuat
• Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam berbagai bidang manajemen waktu

Yang perlu di perhatikan saat menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

• Banyak orang penyalahgunaan perangkat lunak manajemen proyek karena mereka tidak memahami konsep-konsep penting dan tidak memiliki pelatihan
• Anda harus memasukkan dependensi memiliki tanggal menyesuaikan secara otomatis dan untuk menentukan jalur kritis
• Anda harus memasukkan informasi jadwal sebenarnya untuk membandingkan kemajuan yang direncanakan dan aktual